Preguntas frecuentes - FAQ

resuelve todas tus dudas

Una forma de sacarle más partido al programa es leer las preguntas frecuentes que hemos escrito para ti y que otros usuarios nos han preguntado.

Para hacerlo más sencillo, las tienes divididas por tipos.

Índice - preguntas

Navegación

¿Tienen una lista con los iconos más utilizados en Midas Gestión?

Formación

La mayoría de mis presupuestos son siempre muy parecidos. ¿Existe algo para no tener que volver a escribirlos cada vez?
¿Dónde puedo guardar la información comercial de mis clientes?
¿Cómo puedo saber las facturas que me deben los clientes?
¿Cómo saber el total que me deben todos mis clientes?
¿Cómo poner una dirección de envío en un presupuesto o factura?
¿Para qué sirve la casilla ordenación que aparece al inicio de cada línea de un presupuesto o factura?
¿Cómo calcula Midas Gestión el margen comercial?
¿Cómo se crea un presupuesto/factura/proyecto?
¿La navegación entre módulos y registros es intuitiva?
¿Cómo saber el Resultado económico de un proyecto?
¿Cómo saber lo que llevo facturado en un período?
¿Por qué no me deja borrar una factura?
¿El programa hace nóminas?

Organización

¿Qué ventajas tengo usando los estados de presupuestos?
¿Y los estados de una factura?
¿Cómo saber qué presupuestos están pendientes de que me aprueben?
¿Cómo puedo controlar mis gastos?
¿Para qué sirven las series de factura?

Impresiones

¿Para que sirve el diseño de impresión de presupuestos “Sin unidades”?
¿Para que sirve el diseño de impresión de presupuestos “Lista de precios”?
¿Cómo puedo mostrar características adicionales de los productos o servicios que muestro en mis presupuestos y facturas impresos?
¿Cómo le puedo sacar partido al diseño de impresión de presupuestos “personalizado”?
¿Qué tipo de listados puedo hacer?
¿Puedo generar informes de presupuestos, facturas, clientes…?
Tengo clientes que debo enviar la mercancía a su almacén con su albarán y la factura a las oficinas. ¿Cómo lo hago?
¿Puedo guardar mis presupuestos y facturas y enviarlos por email en PDF?

Ahorro de Tiempo

Habitualmente repito los mismos artículos en mis presupuestos. ¿Hay alguna forma de ahorrarme ese trabajo?
¿Necesitas hacer un presupuesto similar a otro cliente?
Tengo varios clientes que les genero facturas periódicas (alquileres, servicios mensuales, etc…) ¿Hay alguna forma rápida de repetirlas?
¿Por que el programa tiene uno de los motores de búsqueda más potente del mercado? ¿Cómo lo puedo sacar partido?
¿Puedo ordenar las listas en el modo Vista Listado?
¿Puedo sumar los resultados de los campos totales de mis búsquedas?
¿Hay alguna forma rápida de introducir los gastos periódicos mensuales?

Resumen Anual / Gestoría

¿Se calculan los Seguros Sociales que debo pagar a la Seguridad Social?
¿Qué es el Resultado Bruto?
¿Qué es la Tesorería?
¿Cómo envío a mi gestor mis cuentas?

Tus datos

¿Dónde están mis datos?
Tengo un PC y quiero pasarme a MAC. ¿Qué hago con Midas Gestión?
¿Debo hacer copia de seguridad de mis datos?
¿Puedo proteger mi aplicación con una contraseña al entrar?
¿Cómo me entero de las novedades y actualizaciones gratuitas de Midas Gestion?
¿Podemos usar el programa varios compañeros de la empresa?

Respuestas

Navegación

Tenemos algo mejor: Te mostramos una imagen de la Vista Listado y otra de la Vista Ficha explicando todos los botones e iconos que ahí aparecen.

Formación

La mayoría de mis presupuestos son siempre muy parecidos.
¿Existe algo para no tener que volver a escribirlos cada vez?

Si, claro. Ves a la Vista Ficha de tu presupuesto y pulsa el botón DUPLICAR. Posteriormente podrás proceder al cambio del nombre del cliente o a modificar su contenido. La fecha del nuevo presupuesto por defecto será el día que lo duplicas pero también la podrás modificar.

¿Dónde puedo guardar la información comercial de mis clientes?

En cada ficha de clientes tienes un campo de Notas y Observaciones donde almacenar las condiciones con que le vendes, procedimiento para el cobro, dirección de su almacén,…

¿Cómo puedo saber las facturas que me deben los clientes?

Tienes varias formas:
1ª vas a Facturas > Vista Listado y pulsas el botón filtro. Podrás filtrar por Facturas Pendientes de Cobro y por Facturas Vencidas.
2º vas a Clientes > Vista Listado y pulsas el botón “Buscar” y en el campo Pte Cobro escribes >0 y pulsas “Buscar”. En el resultado puedes pulsar encima de un cliente, ir a su pestaña facturas y verás las facturas en concreto que te deben.

¿Cómo saber el total que me deben todos mis clientes?

Tienes varias formas:
1ª vas a Facturas > Vista Listado y pulsas el botón filtro. Podrás filtrar por Facturas Pendientes de Cobro y por Facturas Vencidas.
En el pie del listado tendrás la cantidad sumada en el campo Total.
2º vas a Resumen Anual > Arriba, a la derecha, verás el Total de Facturas Vencidas y Pendientes de Cobro.

¿Cómo poner una dirección de envío en un presupuesto o factura?

Debes usar los campos “Banner al pie del presupuesto” o “Notas pie factura”.

¿Para qué sirve la casilla ordenación que aparece al inicio de cada línea de un presupuesto o factura?

El programa al imprimir ordena las líneas por ese número de menor a mayor, por lo que te permite ,sin tener que borrar y tener que volver a crearlas, crear un nuevo orden antes de imprimir.

¿Cómo calcula Midas Gestión el margen comercial?

Explicamos brevemente la definición de margen comercial = (1-precio compra/precio venta))*100. Recordamos que el margen comercial no se calcula igual que el cálculo incremental entre dos valores.

¿Cómo se crea un presupuesto/factura/proyecto?

Hay dos formas:
1º Buscas o creas un cliente y desde su ficha pulsas el botón crear presupuesto, factura o proyecto.
2º Vas a la pantalla presupuesto, factura o proyecto y pulsas el botón “Nuevo”:
Paso 1: Verificar la fecha y la serie de factura, si trabajas con ellas.
Paso 2: Seleccionar un cliente o crear uno nuevo.
Paso 3: Empezar a introducir las líneas con artículos o servicios.

¿La navegación entre módulos y registros es intuitiva?

¡No lo dudes!.  Pulsa todo lo que se ocurra y te llevará a ello.
Por ejemplo, si estás en la pestaña de facturas de la ficha de un cliente y pulsas en el código del presupuesto accedes directamente a él.
Consigue además mucha agilidad pulsando el Botón retroceso (debajo del logo) siempre que necesites ir a la pantalla anterior, como un navegador.

¿Cómo saber el Resultado económico de un proyecto?

Accede al modo Vista Ficha del Proyecto a consultar y en la parte inferior central el campo Resultado Proyecto muestra el valor calculado del total de las facturas emitidas menos los gastos, compras y nóminas imputadas al proyecto.

¿Cómo saber lo que llevo facturado en un período?

Tienes dos formas:
1º Ves a Resumen Anual y pulsa el botón del período a consultar y te lo mostrará los totales.
2º Ves al menú Factura, en modo Listado, y busca por el campo fecha factura el intervalo deseado poniendo las dos fechas (inicio y fin) separadas con dos puntos seguidos “..”: Ejemplo: 1/1/2017 .. 30/1/2007

¿Por qué no me deja borrar una factura?

Midas Gestión se preocupa de que no cometas errores de facturación. Por tanto sólo te permite borrar la última factura creada. Las anteriores no te deja pues lo correcto es emitir un abono de esa factura y así anularla. Para ello deberás pulsar el botón “Anular”.

¿El programa hace nóminas?

Midas Gestión tiene un módulo dentro de Gastos y Compras para almacenar los datos de las nóminas de tus trabajadores (bruto, IRPF, Aportaciones Sindicales, Neto y la Seguridad Social a cargo de la empresa). Pero eres tú o tu gestor quién debe aportar el cálculo y porcentajes de las nóminas.

Organización

¿Qué ventajas tengo usando los estados de presupuestos?

Los estados son: Pendiente (pon defecto al crearse), Rechazado (lo marcarás cuando no te lo han aprobado), Aceptado (cuando el cliente te ha dado el ok y estás pendiente de facturarlo) y Facturado (cuando ya lo has facturado). Te permiten también poder filtrar por ellos a través del botón “Buscar”.

¿Y los estados de una factura?

Los estados de una factura son automáticos y sirven para ayudarte a distinguir más fácilmente tu gestión de cobros.
Son cinco: Cobrada, Pte de cobro (sin cobrar pero dentro del margen autorizado como fecha estimada del cobro), Vencida (cuando ha vencido la fecha estimada de cobro pero aún no la has marcado como cobrada), Anulada (la factura origen que has anulado) y Rectificativa (la factura nueva que creas en negativo para anular una factura)

¿Cómo saber qué presupuestos están pendientes de que me aprueben?

Al utilizar las etiquetas/estados de un presupuesto ahora es muy simple. Debes ir a presupuestos > vista Listado, pulsas el botón “Buscar” y seleccionas en el desplegable Estado “Pendiente” y pulsas “Buscar”. El resultado serán los presupuestos que debes dar seguimiento comercial

¿Cómo puedo controlar mis gastos?

Muy simple. Ves al modo Vista Listado del menú Compras y Gastos y pulsa el botón “Ver todos”. En el pie te mostrará los totales de los gastos que llevas. Si deseas filtrar un período en concreto ves al botón Buscar y en fecha escribe el intervalo de fechas deseado separado de dos puntos seguidos (..)
También puedes verlo en el Resumen Anual.

¿Para qué sirven las series de factura?

La emisión de facturas con distintas series es una posibilidad admisible y contemplada en el Reglamento de Facturación. Existen casos en los que este procedimiento es obligatorio, como ocurre cuando se emite una factura rectificativa.

Sin embargo, aún sin ser obligatorio, existen casos en los que llevar series distintas puede considerarse recomendable para una mejor gestión del negocio.

En el artículo 6 del Reglamento de Facturación se expone que “se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza”.

Ejemplos recomendables para usar series de facturas:
  ·    Quienes cuentan con diferentes establecimientos, permitiéndoles analizar la rentabilidad de cada uno de ellos.
  ·    Quienes comercializan diferentes gamas de productos.
  ·    cuando se llevan diversas líneas de negocio.
  ·    Una empresa que realice a la vez ventas y prestaciones de servicios podría separar ambas actividades,
  ·    Un autónomo que realice, por ejemplo una actividad profesional y otra empresarial.

En cualquier caso, las facturas de cada serie deben ser correlativas y ser emitidas por orden cronológico y con un prefijo diferente para diferenciarlas entre sí.

Impresiones

¿Para que sirve el diseño de impresión de presupuestos “Sin unidades”?

Es muy útil por si estás presupuestando/facturando servicios en vez de productos. Queda más estético.

¿Para que sirve el diseño de impresión de presupuestos “Lista de precios”?

Es muy útil por si estás presupuestando varios artículos iguales pero con distintas características y en el fondo no quieres que te sume los totales, sólo quieres enviar a tu cliente un presupuesto con sus precios unitarios y características

¿Cómo puedo mostrar características adicionales de los productos o servicios que muestro en mis presupuestos y facturas impresos?

Puedes escribir información adicional, características o explicaciones en cada línea mediante dos formas: Pulsando el icono del lápiz en las líneas de los presupuestos o facturas; pulsando el icono del lápiz en la pestaña Precios de Ajustes en el menú.

¿Cómo le puedo sacar partido al diseño de impresión de presupuestos “personalizado”?

Es perfecto para todo aquello que se te ocurra sin tener que usar un programa de procesador de textos, como Word® para ello. Tasaciones, Informes periciales, Bono Regalo, Certificados, etc…

¿Qué tipo de listados puedo hacer?

Puedes ir al modo Vista Listado de cualquier menú. Pulsa el botón “Buscar” para buscar por lo que requieras y el resultado lo podrás imprimir o exportar a Excel ® pulsando “Imprimir” o “Exportar”

¿Puedo generar informes de presupuestos, facturas, clientes…?

Puedes ir al modo Vista Listado de cualquier menú. Pulsa el botón “Buscar” para filtrar y el resultado lo podrás visualizar con Totales y luego imprimir o exportar a Excel®

Tengo clientes que debo enviar la mercancía a su almacén con su albarán y la factura a las oficinas. ¿Cómo lo hago?

Para enviar mercancía con un “albarán no valorado” tenemos en el desplegable de impresión de una factura la opción “imprimir albarán”

¿Puedo guardar mis presupuestos y facturas y enviarlos por email en PDF?

Si, esa es una utilidad propia del sistema operativo de tu ordenador, así que pulsa cualquier botón “Imprimir” de la aplicación y cuando te aparezca el menú de impresión para seleccionar tu impresora pulsa Guardar como PDF. Así luego podrás enviarlo con tu propio programa de correo electrónico.

Ahorro de Tiempo

Habitualmente repito los mismos artículos en mis presupuestos. ¿Hay alguna forma de ahorrarme ese trabajo?

Si. Eso es parte de la función que tiene el módulo Listas de Precios que está en el menú Inicio > Ajustes > Precios. Ahí podrás crear los artículos que luego se pueden introducir en las líneas de un presupuesto o factura. Hay 3 formas de introducirlos: introducir el código, empezar a escribir el nombre del producto en el campo y Midas te lo acabará de escribir o pulsar el triángulo al final del campo “Nombre de producto” para que aparezca la lista de tus productos creados. Inclusive, al pulsar el icono del lápiz, puedes introducir la información ampliada del artículo y te aparecerá en las impresiones de los presupuestos y las facturas.

¿Necesitas hacer un presupuesto similar a otro cliente?

Fácil. Duplica ese presupuesto con el botón “Duplicar” y cámbialo de nombre de cliente.

Tengo varios clientes que les genero facturas periódicas (alquileres, servicios mensuales, etc…) ¿Hay alguna forma rápida de repetirlas?

Si. Es muy fácil. Selecciona la factura que desees, ves a la vista Ficha Factura y pulsa el botón Duplicar. Por defecto te creará una nueva factura igual que la anterior con la fecha de hoy pero podrás no sólo cambiar la fecha sino también asignarla a otro cliente diferente.

¿Por que el programa tiene uno de los motores de búsqueda más potente del mercado? ¿Cómo le puedo sacar partido?

Para afinar su búsqueda puede utilizar los signos matemáticos >, <, =, >=, <= en las fechas y en los campos numéricos. Si además desea buscar entre un intervalo hágalo así: intervalo de fecha o cantidad inicio y fin separadas con dos puntos seguidos “..” Ejemplo: 1/1/16..30/6/16  ó bien 3000€ .. 5000€
Puedes usar otros caracteres para textos: “ “ frase literal, * ” “ frase en el texto, * algún valor, = coincidencia.
En todas las pantallas de búsqueda siempre tendrás un icono de ayuda para refrescarte esta información.

¿Puedo ordenar las listas en el modo Vista Listado?

Si, puedes pulsar la cabecera de cada columna y te ordenará por ella.

¿Puedo sumar los resultados de los campos totales de mis búsquedas?

Si en Ajustes tienes marcado como SÍ la opción “Mostrar totales en el pie del modo Vista Listado” te aparecerán, en el pie de todos los menús en modo Vista Listado, los sumatorios de los campos más importantes.

¿Hay alguna forma rápida de introducir los gastos periódicos mensuales?

Si, puedes utilizar el botón “Duplicar” que está en el modo Vista Ficha del menú Gastos y Compras. Está diseñado para introducir más rápidamente gastos periódicos como alquileres, teléfono, nóminas, etc.
Sólo debes seleccionar el gasto anterior, pulsa duplicar y luego cambia los nuevos valores (fecha,…)

Resumen Anual / Gestoría

¿Se calculan los Seguros Sociales que debo pagar a la Seguridad Social?

Si. En la parte inferior derecha de la pantalla Resumen Anual tienes la casilla Seguros Sociales y su valor es la suma de la Seguridad Social a cargo de la Empresa + Aportaciones Sindicales. Valores que habrás introducido dentro de las nóminas en el módulo Gastos y Compras.

¿Qué es el Resultado Bruto?

Su cálculo es la Base imponible de las facturas – Total Gastos – Base Imponible de las Compras – (Bruto nómina + Seguridad Social a cargo de la empresa)

¿Qué es la Tesorería?

Una cosa es el Resultado de tu negocio (ventas sin IVA – gastos sin IVA) y otro lo que tienes en tu cuenta bancaria. Midas te ayuda a conocer este valor.
En el Resumen Anual tienes estos dos valores: Resultado Bruto y Tesorería.
La Tesorería se calcula con las facturas sin IVA ya cobradas menos los gastos ya pagados, el resto pendiente de cobro/pago no lo contempla.
Además dispones de un botón Tesorería que al pulsar te ofrece tu previsión de cobros y pagos ordenados por meses. De tal forma que sabrás lo que teóricamente debes cobrar y pagar y cuándo y así tener una previsión de liquidez.

¿Cómo envío mis cuentas a mi gestor?

En Ajustes > Gestoría, del menú Inicio debes elegir tu tipo de régimen fiscal.
De esta forma cuando vayas al menú Resumen Anual y pulses el botón Gestoría te saldrán tus principales modelos fiscales, ya sean trimestrales como anuales. Seleccionas lo que necesites y pulsas imprimir o exportar a Excel® para enviárselo a tu gestor.
También sabes que puedes exportar desde cualquier módulo el listado que tienes en pantalla.

Tus datos

¿Dónde están mis datos?

Tus datos (presupuestos, facturas, clientes, etc…) están almacenados dentro de la aplicación. No están en ningún servidor de internet.
Puedes mover tu programa de un ordenador a otro, al igual que de sistema operativo y podrás llevarte todos tus datos y seguir trabajando.
Toda la información de Midas (programa y datos) está en su carpeta. No instalamos nada más fuera de ella, con lo cual es muy sencillo mover el programa de un ordenador a otro.

Tengo un PC y quiero pasarme a MAC. ¿Qué hago con Midas Gestión?

Tus datos residen dentro del programa.
Ves a inicio > Copia de seguridad y haz una Copia de seguridad.
Ves a la web de www.midasgestion.es y descárgate la aplicación para PC.
Abre la nueva aplicación en el nuevo ordenador.
Ves a inicio > copia de seguridad y pulsar Cargar copia de seguridad.
Selecciona el fichero que te has traído en un Pendrive del ordenador antiguo.
Obviamente este procedimiento es igual si tienes un MAC® y quieres pasarte a PC.

¿Debo hacer copia de seguridad de mis datos?

Totalmente. Recomendamos que hagas copia de seguridad cada semana en un dispositivo aparte de tu ordenador por si éste un día se estropea. Acuérdate de que nosotros no tenemos acceso a tus datos. Éstos sólo residen en tu ordenador. Es por eso que hemos creado una alarma que te mostrará un aviso al entrar en el programa cuando el sistema detecta que hace más de quince días que no has hecho copia de seguridad.

¿Puedo proteger mi aplicación con una contraseña al entrar?

Nos tomamos muy en serio tu seguridad. Es por ello que cuentas con una protección por si la deseas activar cuando tienes nuestra versión Premium. Debes ir “Otros Ajustes” de los Ajustes del menú Inicio y decir SÍ a proteger el programa con contraseña. El sistema te solicitará introducir una contraseña.
Si al entrar en la aplicación introduces varias veces la contraseña y no te acuerdas, para poder desbloquear la situación, el sistema te pedirá tu código de activación.
Ese es el motivo de que no está habilitado en la versión gratuita.

¿Cómo me entero de las novedades y actualizaciones gratuitas de Midas Gestion?

Para enterarte de nuestras novedades debes registrarte en nuestra newsletter.
Para ello debes introducir tu email en “Otros Ajustes” de los Ajustes del menú Inicio.
En el email que recibas ya explicaremos cómo tienes que realizar cada actualización.

¿Podemos usar el programa varios compañeros de la empresa?

El programa es mono-puesto. Aunque lo puedes mover de un ordenador a otro. Inclusive si sois varios podéis utilizar la misma licencia porque va a asociada a un mismo CIF/DNI. La única limitación es que cada usuario tendrá su información en su ordenador (sea Mac® o PC) y no podrán compartirla.
Si lo que necesitas es compartir la información con otros usuarios, gracias a nuestro Módulo Midas Plus, te lo podemos implementar para que sea multi-puesto. Para ello deberá haber un ordenador que tenga que hacer de servidor. Solicítanos presupuesto. Es económico.

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